Chuẩn bị giấy tờ xuất khẩu lao động là bước quan trọng đối với người lao động có nhu cầu làm việc tại Nhật Bản theo chương trình thực tập sinh kỹ năng, lao động kỹ năng đặc định hoặc các chương trình tuyển dụng phù hợp khác. Hồ sơ cần đáp ứng yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, doanh nghiệp dịch vụ, đơn vị tiếp nhận và cơ quan cấp thị thực.
Năm 2026, người lao động cần lưu ý Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng số 69/2020/QH14 và các văn bản hướng dẫn liên quan. Đặc biệt, Thông tư số 09/2026/TT-BNV sửa đổi, bổ sung một số quy định của Thông tư số 21/2021/TT-BLĐTBXH đã có hiệu lực từ ngày 30/06/2026. Vì vậy, việc chuẩn bị hồ sơ cần căn cứ vào quy định hiện hành và chương trình tuyển dụng cụ thể, thay vì sử dụng một danh sách giấy tờ cố định cho mọi trường hợp.
1. Giấy tờ xuất khẩu lao động Nhật Bản gồm những gì?
Bộ giấy tờ xuất khẩu lao động Nhật Bản thường được chuẩn bị theo từng nhóm: giấy tờ cá nhân, hồ sơ sức khỏe, hồ sơ học vấn và nghề nghiệp, giấy tờ tuyển chọn, hợp đồng và hồ sơ phục vụ thủ tục xuất cảnh.
Danh sách dưới đây là checklist tham khảo. Số lượng bản sao, yêu cầu công chứng, dịch thuật, thời hạn hiệu lực và các biểu mẫu cụ thể cần được xác nhận với đơn vị tiếp nhận hồ sơ.
1.1. Giấy tờ cá nhân khi làm hồ sơ xuất khẩu lao động
Người lao động nên chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Căn cước công dân còn giá trị sử dụng, nếu được yêu cầu.
- Hộ chiếu còn thời hạn phù hợp với kế hoạch xuất cảnh.
- Sơ yếu lý lịch hoặc thông tin nhân thân theo mẫu của đơn vị tuyển dụng.
- Ảnh chân dung đúng kích thước, phông nền và yêu cầu của hồ sơ.
- Giấy khai sinh hoặc giấy tờ chứng minh thông tin nhân thân khi cần đối chiếu.
- Giấy xác nhận cư trú hoặc giấy tờ liên quan nếu đơn vị tiếp nhận yêu cầu.
- Thông tin liên hệ của người lao động và người thân trong trường hợp cần thiết.
Không phải tất cả giấy tờ trên đều bắt buộc trong mọi hồ sơ. Người lao động cần kiểm tra kỹ yêu cầu của từng chương trình để tránh chuẩn bị thừa hoặc sử dụng giấy tờ không đúng định dạng.
1.2. Giấy khám sức khỏe đi xuất khẩu lao động Nhật Bản
Giấy khám sức khỏe là một trong những giấy tờ quan trọng khi đăng ký đi làm việc tại Nhật Bản. Người lao động cần khám tại cơ sở y tế đáp ứng điều kiện theo quy định áp dụng và yêu cầu của chương trình tiếp nhận.
Tùy vị trí công việc, việc khám có thể bao gồm kiểm tra thể lực, thị lực, thính lực, xét nghiệm và đánh giá những yếu tố sức khỏe có liên quan đến công việc.
Một số lưu ý:
- Không tự ý sử dụng kết quả khám sức khỏe cũ khi chưa xác nhận thời hạn chấp nhận.
- Kiểm tra danh mục khám và mẫu giấy chứng nhận sức khỏe được yêu cầu.
- Khai báo trung thực tình trạng sức khỏe và tiền sử bệnh theo yêu cầu chuyên môn.
- Lưu lại kết quả khám để đối chiếu khi được yêu cầu bổ sung.
Tiêu chuẩn sức khỏe có thể khác nhau giữa công việc sản xuất, chế biến thực phẩm, xây dựng, cơ khí, điều dưỡng hoặc các ngành nghề khác. Đạt yêu cầu khám sức khỏe cũng không đồng nghĩa chắc chắn được tuyển dụng hoặc cấp thị thực.
1.3. Bằng cấp, chứng chỉ và hồ sơ nghề nghiệp
Tùy chương trình, người lao động có thể cần chuẩn bị:
- Bằng tốt nghiệp THCS, THPT hoặc văn bằng cao hơn theo yêu cầu tuyển dụng.
- Bảng điểm hoặc giấy chứng nhận kết quả học tập nếu được yêu cầu.
- Chứng chỉ nghề, chứng nhận kinh nghiệm hoặc tài liệu chứng minh kỹ năng chuyên môn.
- Chứng chỉ tiếng Nhật như JLPT hoặc chứng nhận năng lực tiếng Nhật khác, nếu chương trình yêu cầu.
- Giấy chứng nhận hoàn thành khóa đào tạo, giáo dục định hướng hoặc khóa học chuyên môn theo quy định áp dụng.
Đối với chương trình thực tập sinh kỹ năng, điều kiện đầu vào phụ thuộc vào đơn hàng và yêu cầu của phía tiếp nhận. Với lao động kỹ năng đặc định, người lao động cần kiểm tra điều kiện về kỹ năng nghề, năng lực tiếng Nhật và các trường hợp được miễn thi theo quy định của chương trình tương ứng.
Không nên mặc định mọi đơn hàng đều bắt buộc phải có JLPT N4 hoặc một bằng cấp cụ thể. Yêu cầu chính xác cần được xác nhận trước khi đăng ký.
2. Điều kiện và thủ tục làm giấy tờ xuất khẩu lao động Nhật Bản
2.1. Điều kiện cơ bản để đăng ký đi Nhật làm việc
Theo Luật số 69/2020/QH14, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng phải đáp ứng các điều kiện luật định. Trên thực tế, người đăng ký còn phải đáp ứng tiêu chí của thị trường Nhật Bản và đơn hàng cụ thể.
Các nội dung thường được xem xét gồm:
- Độ tuổi và năng lực hành vi theo quy định.
- Sức khỏe phù hợp với công việc.
- Trình độ học vấn, kỹ năng nghề và ngoại ngữ theo yêu cầu tuyển dụng.
- Hồ sơ nhân thân đầy đủ, thông tin kê khai trung thực.
- Khả năng tham gia đào tạo, phỏng vấn và giáo dục định hướng.
- Khả năng thực hiện đúng hợp đồng và quy định pháp luật liên quan.
Người lao động cần phân biệt điều kiện pháp luật Việt Nam với tiêu chí tuyển dụng của doanh nghiệp Nhật Bản. Một đơn hàng có thể đặt ra tiêu chuẩn riêng về độ tuổi, chiều cao, thể lực, kinh nghiệm hoặc tiếng Nhật, nhưng không nên coi các tiêu chí riêng đó là điều kiện chung cho toàn bộ thị trường.
2.2. Quy trình chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu lao động Nhật Bản
Bước 1: Tìm hiểu chương trình và đơn vị tuyển dụng
Xác định chương trình muốn tham gia, công việc, địa điểm làm việc, điều kiện tuyển chọn, thời hạn hợp đồng và các khoản chi phí dự kiến. Nếu đăng ký thông qua doanh nghiệp dịch vụ, cần kiểm tra giấy phép hoạt động và thông tin tuyển dụng.
Bước 2: Nộp hồ sơ cá nhân
Chuẩn bị giấy tờ theo danh sách được thông báo. Kiểm tra tính thống nhất của họ tên, ngày sinh, số giấy tờ và thông tin học vấn trên các tài liệu.
Bước 3: Khám sức khỏe và đánh giá năng lực
Thực hiện khám sức khỏe theo hướng dẫn, tham gia kiểm tra tay nghề hoặc ngoại ngữ nếu đơn hàng yêu cầu. Các giấy tờ phát sinh sau vòng tuyển chọn cần được bổ sung đúng thời hạn.
Bước 4: Phỏng vấn và xác nhận điều kiện làm việc
Trước khi quyết định tham gia, cần hiểu rõ công việc thực tế, nơi làm việc, thời gian làm việc, điều kiện ăn ở, mức lương, làm thêm giờ và các khoản khấu trừ dự kiến.
Bước 5: Ký hợp đồng và kiểm tra chi phí
Đọc kỹ hợp đồng đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài và các văn bản liên quan. Yêu cầu giải thích bằng văn bản về tiền dịch vụ, khoản thu khác, tiền ký quỹ nếu có, lịch thanh toán và điều kiện hoàn trả.
Bước 6: Hoàn thiện hồ sơ xuất cảnh
Hoàn thành các thủ tục về hộ chiếu, hồ sơ xin thị thực, giấy tờ tiếp nhận, đào tạo và các yêu cầu khác theo chương trình. Không nên mua vé hoặc tự cam kết ngày xuất cảnh khi chưa có xác nhận phù hợp.
3. Biểu mẫu và quy định pháp luật về giấy tờ xuất khẩu lao động năm 2026
Người lao động nên ưu tiên tra cứu văn bản trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ và Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật. Đây là căn cứ để kiểm tra biểu mẫu, trách nhiệm của các bên và quy định đang áp dụng.
3.1. Luật số 69/2020/QH14 về người lao động đi làm việc ở nước ngoài
Luật số 69/2020/QH14 được Quốc hội ban hành ngày 13/11/2020 và có hiệu lực từ ngày 01/01/2022. Luật quy định về quyền, nghĩa vụ của người lao động, doanh nghiệp dịch vụ và các tổ chức có liên quan đến hoạt động đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
Người lao động có thể đọc văn bản tại:
- Luật số 69/2020/QH14 trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ.
- Luật số 69/2020/QH14 trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật.
Luật là căn cứ quan trọng để tìm hiểu hình thức đi làm việc ở nước ngoài, hợp đồng, tiền dịch vụ, quyền và nghĩa vụ của các bên. Khi áp dụng cho hồ sơ năm 2026, cần đọc cùng với những văn bản sửa đổi, bổ sung còn hiệu lực.
3.2. Thông tư số 21/2021/TT-BLĐTBXH và các biểu mẫu liên quan
Thông tư số 21/2021/TT-BLĐTBXH quy định chi tiết một số nội dung liên quan đến việc đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng. Phụ lục của Thông tư có các biểu mẫu phục vụ hoạt động này, bao gồm:
- Mẫu số 01: Đăng ký chuẩn bị nguồn lao động.
- Mẫu số 02: Văn bản đăng ký hợp đồng cung ứng lao động.
- Mẫu số 03: Hợp đồng đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài.
- Mẫu số 04: Văn bản đăng ký hợp đồng nhận lao động thực tập.
- Mẫu số 05: Văn bản đăng ký hợp đồng lao động trực tiếp giao kết với người sử dụng lao động ở nước ngoài.
Đây chủ yếu là các biểu mẫu phục vụ thủ tục của doanh nghiệp hoặc các bên liên quan, không phải tất cả đều là giấy tờ cá nhân mà người lao động phải tự điền.
Tra cứu văn bản và phụ lục tại Cơ sở dữ liệu văn bản pháp luật của Bộ Tư pháp.
3.3. Thông tư số 09/2026/TT-BNV: điểm cần lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ
Thông tư số 09/2026/TT-BNV được ban hành ngày 15/05/2026, có hiệu lực từ ngày 30/06/2026 và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 21/2021/TT-BLĐTBXH.
Người lao động và đơn vị tiếp nhận hồ sơ cần đối chiếu bản hiện hành sau sửa đổi, thay vì chỉ sử dụng bản biểu mẫu cũ đã lưu từ những năm trước.
Văn bản chính thức: Thông tư số 09/2026/TT-BNV trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ.
Lưu ý: Danh sách giấy tờ cá nhân không đồng nhất với hồ sơ đăng ký hợp đồng của doanh nghiệp. Để tránh nhầm lẫn, cần xác định rõ ai là người lập biểu mẫu, cơ quan tiếp nhận và mục đích sử dụng từng tài liệu.
4. Chi phí xuất khẩu lao động Nhật Bản và các khoản cần kiểm tra
Chi phí đi Nhật không có một mức cố định áp dụng cho mọi người. Tổng chi phí phụ thuộc vào chương trình, thời hạn hợp đồng, đơn vị thực hiện, tình trạng hồ sơ và các khoản thực tế được phép thu.
Khi lập kế hoạch tài chính, người lao động nên yêu cầu bảng kê riêng cho các khoản như:
- Khám sức khỏe.
- Đào tạo ngoại ngữ, kỹ năng nghề và giáo dục định hướng.
- Hộ chiếu, thị thực, dịch thuật hoặc chứng thực nếu phát sinh.
- Tiền dịch vụ theo hợp đồng và quy định áp dụng.
- Vé máy bay hoặc chi phí đi lại theo thỏa thuận.
- Các khoản khác có căn cứ pháp lý, được giải thích rõ và có chứng từ.
Không nên cộng tất cả các khoản trên thành một con số cố định khi chưa có đơn hàng và hợp đồng cụ thể.
4.1. Quy định về tiền dịch vụ
Theo Điều 23 Luật số 69/2020/QH14, tiền dịch vụ thu từ người lao động phải tuân thủ điều kiện, mức trần và nguyên tắc thu theo quy định. Việc thu tiền dịch vụ còn phải đáp ứng các điều kiện pháp lý liên quan đến hợp đồng cung ứng lao động và hợp đồng đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài.
Đáng chú ý, phụ lục Thông tư số 21/2021/TT-BLĐTBXH có quy định mức trần riêng cho một số nhóm lao động tại Nhật Bản. Ví dụ, mức trần tiền dịch vụ đối với thực tập sinh kỹ năng số 3 trong trường hợp không thay đổi doanh nghiệp dịch vụ và tổ chức quản lý được ghi là 0 đồng. Một số trường hợp chuyển sang lao động kỹ năng đặc định sau khi hoàn thành chương trình thực tập sinh kỹ năng số 2 hoặc số 3 và đáp ứng điều kiện tiếp nhận cũng được quy định mức trần 0 đồng.
Các trường hợp này có điều kiện áp dụng cụ thể, không đồng nghĩa với việc mọi người đi Nhật đều không phải trả bất kỳ chi phí nào. Cần đối chiếu phụ lục đang có hiệu lực, chương trình thực tế và các khoản thu hợp pháp khác trước khi thanh toán.
4.2. Mức lương khi làm việc tại Nhật Bản
Mức lương phụ thuộc vào ngành nghề, địa phương, thời giờ làm việc, mức lương tối thiểu tại khu vực, hợp đồng và số giờ làm thêm thực tế. Người lao động không nên chỉ dựa vào con số quảng cáo về thu nhập tổng.
Trước khi ký hợp đồng, cần yêu cầu làm rõ:
- Lương cơ bản và cách tính lương theo giờ hoặc tháng.
- Thời gian làm việc bình thường và quy định làm thêm giờ.
- Các khoản bảo hiểm, thuế và khấu trừ hợp pháp.
- Chi phí nhà ở, điện, nước, ăn uống và đi lại nếu có.
- Thu nhập dự kiến sau khấu trừ và các điều kiện để được hưởng khoản bổ sung.
Không có cơ sở để khẳng định một mức lương thực nhận chung cho tất cả đơn hàng Nhật Bản năm 2026. Con số cụ thể cần dựa trên hợp đồng và thông tin của vị trí tuyển dụng.
5. Những sai sót cần tránh khi chuẩn bị giấy tờ xuất khẩu lao động
5.1. Sử dụng hồ sơ sai hoặc thiếu thông tin
Sai lệch họ tên, ngày sinh, thông tin trên hộ chiếu, văn bằng hoặc giấy khám sức khỏe có thể khiến hồ sơ phải được bổ sung. Hãy kiểm tra thông tin trước khi nộp và chỉ cung cấp tài liệu đúng sự thật.
5.2. Nộp giấy tờ không đúng yêu cầu
Không phải mọi bản sao đều cần cùng một hình thức chứng thực. Một số giấy tờ cần dịch thuật, một số phải theo mẫu riêng hoặc còn thời hạn tại thời điểm nộp. Cần xác nhận trước với đơn vị tiếp nhận.
5.3. Đóng tiền khi chưa rõ căn cứ
Không chuyển tiền chỉ dựa trên lời hứa miệng, tin nhắn cá nhân hoặc thông tin tuyển dụng không xác minh được. Hãy kiểm tra doanh nghiệp, hợp đồng, mục đích thu, mức tiền, thời điểm thu và chứng từ thanh toán.
5.4. Không đọc kỹ hợp đồng lao động
Trước khi ký, hãy kiểm tra công việc, nơi làm việc, thời hạn hợp đồng, lương, giờ làm, làm thêm, điều kiện ăn ở, bảo hiểm, khoản khấu trừ và cách xử lý khi phát sinh tranh chấp. Nếu nội dung không rõ, yêu cầu giải thích bằng văn bản trước khi quyết định.
6. Checklist giấy tờ xuất khẩu lao động Nhật Bản trước khi nộp hồ sơ
Người lao động có thể sử dụng checklist dưới đây để tự kiểm tra tiến độ chuẩn bị:
- Đã xác định chương trình và đơn hàng phù hợp.
- Đã xác minh đơn vị tuyển dụng hoặc doanh nghiệp dịch vụ.
- Đã chuẩn bị giấy tờ nhân thân theo yêu cầu.
- Đã kiểm tra hộ chiếu và thời hạn sử dụng.
- Đã khám sức khỏe theo đúng hướng dẫn.
- Đã chuẩn bị bằng cấp, chứng chỉ nghề và ngoại ngữ nếu cần.
- Đã kiểm tra các giấy tờ cần dịch thuật, chứng thực hoặc bổ sung.
- Đã được cung cấp thông tin về hợp đồng và điều kiện làm việc.
- Đã nhận bảng kê chi phí và hiểu rõ từng khoản thu.
- Đã đối chiếu các biểu mẫu, quy định pháp luật còn hiệu lực.
- Đã hoàn thành các bước đào tạo, thủ tục thị thực và xuất cảnh theo hướng dẫn.
Checklist này là công cụ tự rà soát, không thay thế danh mục hồ sơ chính thức của chương trình tiếp nhận.
7. MITACO tư vấn hồ sơ xuất khẩu lao động Nhật Bản
Chuẩn bị giấy tờ xuất khẩu lao động đúng ngay từ đầu giúp người lao động chủ động thời gian, hạn chế việc bổ sung hồ sơ nhiều lần và hiểu rõ hơn các nghĩa vụ trước khi sang Nhật làm việc.
MITACO hướng đến việc cung cấp thông tin về chương trình làm việc tại Nhật Bản, điều kiện tuyển dụng, quy trình chuẩn bị hồ sơ và những nội dung người lao động cần kiểm tra trước khi ký hợp đồng. Khi tìm hiểu chương trình, người lao động nên chủ động yêu cầu thông tin rõ ràng về đơn hàng, chi phí, mức lương, điều kiện làm việc và căn cứ pháp lý liên quan.
Thông tin liên hệ
Thương hiệu: MITACO
Website: https://mitaco.edu.vn/
Để được hướng dẫn hồ sơ phù hợp, hãy liên hệ MITACO qua thông tin liên hệ chính thức trên website và chuẩn bị sẵn thông tin về độ tuổi, trình độ học vấn, kinh nghiệm nghề nghiệp, ngoại ngữ và chương trình Nhật Bản đang quan tâm.
